Oracle Universal Content Management

Michał Szkopiński

Oracle Universal Content Management (UCM) odpowiada na wyzwania dotyczące zarządzania informacją niestrukturalną, a więc wszelkiego rodzaju dokumentami elektronicznymi i papierowymi. Służy odblokowaniu wąskich gardeł dostępu do zasobów informacyjnych, utraconych dokumentów, powielania tych samych danych, bezpieczeństwa, kontroli wersji, utraty produktywności oraz zarządzania archiwami w skali dużych przedsiębiorstw.

UCM umożliwia zarządzanie całym spektrum informacji, od dokumentów, grafiki i stron web’owych po skanowane obrazy, e-mail oraz akta papierowe. Rozwiązania budowane na platformie Oracle UCM obejmują m.in. zarządzanie dokumentacją zgodne z ISO 9001, obsługę kancelarii, zarządzanie umowami i dowolnymi archiwami papierowymi, konsolidację repozytoriów danych, portale informacyjne, call center, elektroniczne obiegi faktur i wiele innych.

Zarządzanie dokumentami elektronicznymi

Oracle UCM obsługuje pełny cykl życia informacji w przedsiębiorstwie, przedstawiony na poniższym schemacie:

Funkcje modułu zarządzania dokumentami:

Wersjonowanie

Każdy dokument, trafiający do repozytorium otrzymuje początkową wersję. Od tej pory każda edycja tego dokumentu i ponowne umieszczenie go w ewidencji powoduje automatyczne nadanie kolejnego numeru wersji. Możliwe jest zdefiniowanie ilości przechowywanych wersji dokumentu oraz historii zmian.

Bezpieczeństwo

Dokumenty znajdujące się pod kontrolą UCM są chronione ze względu na rolę i zbiór uprawnień, jakie posiada każdy z użytkowników. Możliwe jest również budowanie modelu dostępu do dokumentów zgodnego z hierarchią pracowników w przedsiębiorstwie.

Meta dane

Każdy dokument znajdujący się w systemie UCM, oprócz samego pliku elektronicznego, jest definiowany przez zestaw dodatkowych informacji zwanych meta danymi. Mogą to być np. Tytuł, Autor, Typ, Format, Data wstawienia itd. Zestaw meta danych jest w pełni konfigurowalny przez administratora systemu.

Wyszukiwanie

Wyszukiwanie to jedna z podstawowych czynności, jakie wykonuje każdy użytkownik. UCM wprowadza bardzo zaawansowane mechanizmy wyszukiwania pełno-tekstowego, a także opartego o zbiór meta danych przypisanych do każdego dokumentu. Możliwe jest więc przeszukiwanie repozytorium po samej treści dokumentu jak również po takich meta danych jak np. Tytuł, Autor, Typ Dokumentu oraz wielu innych w zależności od zdefiniowanego ich zestawu.

Audyt

Wszystkie operacje przeprowadzane na dokumentach w systemie UCM są śledzone i na ich podstawie możliwe jest generowanie różnego rodzaju raportów. Oprócz tego w każdej chwili dostępne jest wyświetlenie pełnej historii zmian każdego dokumentu wraz z informacjami dotyczącymi ścieżek akceptacji, której on podlegał.

Dyskusje

Do każdego dokumentu w systemie UCM możliwe jest dodawanie komentarzy oraz odpowiadanie na komentarze innych użytkowników.

Obieg (workflow)

W systemie UCM możliwe jest definiowanie ścieżek akceptacji dla dokumentów spełniających określone kryteria. Przed pełnym udostępnieniem ich końcowym użytkownikom dokumenty te będą podlegały obiegowi w celu akceptacji lub odrzucenia. Na tym etapie możliwe jest ich przeglądanie lub edycja przez ściśle określone osoby lub grupy osób. Możliwe jest również użycie Oracle BPEL w celu tworzenia procesów biznesowych obiegu dokumentów w połączeniu z wewnętrznym mechanizmem UCM workflow

Subskrypcje

UCM daje możliwość monitorowania zmian istniejących dokumentów lub powiadamiania o zupełnie nowych pojawiających się w repozytorium. Użytkownik korzystający z tej funkcjonalności będzie informowany poprzez pocztę elektroniczną o zmianach lub nowych dokumentach w systemie UCM.

Zarządzanie archiwizacją i retencją dokumentów elektronicznych i papierowych

Archiwizacja dokumentów polega najczęściej na digitalizacji wersji papierowej, umieszczeniu w repozytorium elektronicznej wersji dokumentu oraz określeniu polityki retencji tego dokumentu po upływie określonego czasu. System UCM wspiera wyżej wymienione elementy archiwum elektronicznego poprzez wsparcie w procesie skanowania dokumentów papierowych, automatycznego indeksowania tych dokumentów i wprowadzania ich do archiwum elektronicznego. Cechy te realizowane są przez Oracle Document Capture w przypadku centralnego serwera skanowania i indeksowania oraz Oracle Distributed Document Capture w przypadku rozproszonej architektury stacji skanujących. Dodatkowo, UCM posiada możliwości zarządzania wyłącznie dokumentami papierowymi, określania ich rzeczywistej lokalizacji oraz polityki retencji jeśli takiej mają podlegać. W przypadku dokumentów archiwalnych, możliwe jest wyłącznie ich przeglądanie bez możliwości edycji.

Zarządzanie długoterminową archiwizacją dokumentów wymaga od systemu dużej elastyczności pod względem kontroli długiego cyklu życia takich dokumentów. Może się okazać, że po upływie pewnego określonego czasu lub po zmianie statusu dokumentu należy na nim wykonać pewne czynności. Najczęściej jest to po prostu weryfikacji dokumentu po pewnym czasie (np. po 1 roku), usunięcie starych wersji dokumentu (np. po 2 latach), przeniesienie na tańszy nośnik (np. po 3 latach) czy w ostateczności usunięcie dokumentu z archiwum (np. 10 latach). Mając na względzie dużą ilości dokumentów w repozytorium, a także różne ich kategorie, a co za tym idzie różne cykle życia, wsparcie informatyczne tego typu działalności może być niezbędne. Integralną częścią rozwiązania Oracle UCM jest moduł Records & Retention Management który zajmuje się kontrolą dokumentów podczas długoterminowego ich przechowywania, a także wsparciem administratorów i autorów dokumentów przy obsłudze kolejnych etapów z cyklu życia dokumentów.

Publikacja treści dokumentów na stronach WWW

Jednym z kluczowych funkcji tego pakietu jest Web Content Management (WCM) będący integralną częścią systemu UCM, który umożliwia publikowanie treści dokumentów na stronach internetowych zarówno wewnątrz jak i na zewnątrz firmy. W niespotykany dotąd sposób, mechanizm ten usprawnia tworzenie, zarządzanie i edycję treści umieszczanych na tych stronach. W oparciu o jedno tylko repozytorium dokumentów możliwe jest budowanie nieograniczonej liczny niezależnych stron i portali tematycznych na których w przyjazny i łatwy sposób prezentowane są dokumenty w formacie HTML. Łatwość zarządzania, prostota tworzenia oraz architektura zorientowana na częstą i szybką edycję stron przez osoby nietechniczne powodują że WCM jest idealnych rozwiązaniem dla każdego kto poszukuje zintegrowanego pakietu do tworzenia portali internetowych. Za pomocą modułu WCM można tworzyć:

• Wielojęzyczne strony internetowe (zewnętrzne/wewnętrzne)
• Strony w różnych oddziałach departamentach czy lokalizacjach
• Portale
• Firmowe strony WIKI i Blogi

Konwersje typów plików

Universal Content Management posiada unikalną funkcjonalność umożliwiającą konwersję ponad 400 różnych formatów plików do wersji TIFF, PDF, HTML czy XML. Dzięki zastosowaniu bardzo bogatej gamy konwerterów prawie każdy plik może zostać zaprezentowany w jednolity sposób bez potrzeby używania oryginalnej aplikacji na każdej stacji roboczej użytkowników końcowych. Wspomniana konwersja do wersji HTML jest szczególnie wykorzystywana w połączeniu z publikowaniem treści na stronach WWW w module Web Content Management. Dodatkowo moduł Digital Assets Management służy to konwersji plików multimedialnych, a więc obrazów, filmów oraz plików audio.

Funkcjonalność UCM od strony użytkownika

Użytkownicy pracują z interfejsami, które preferują. Są to:

• Przeglądarka internetowa
• Windows Explorer,
• Aplikacje pakietu MS Office,
• Programy pocztowe Outlook, Lotus Notes, itp.

Za pomocą tych interfejsów możliwa jest realizacja wielu operacji związanych z tworzeniem i ewidencjonowaniem dokumentów w repozytorium, wyszukiwaniem czy otrzymywaniem automatycznych powiadomień. Podczas zapisywania dokumentu do archiwum – w zależności od przyjętej polityki – mogą pojawiać się monity o wypełnienie pól obowiązkowych (np. autor, numer, wydział, opis, itp.). Mechanizm wyszukiwania treści umożliwia znajdywanie dokumentów po fragmencie tekstu, tytule, autorze, dacie oraz dowolnym zdefiniowanym polu kategorii dokumentu.

Powiadomienia w ramach Workflow polegają na tym, że użytkownik w wiadomości email otrzymuje informacje o kroku procesu biznesowego w którym bierze udział. Następnie ogląda plik, recenzji, a ostatecznie akceptuje lub odrzuca. Mechanizm powiadomień pozwala na automatyzację procesu akceptacji, publikacji, uruchamiania i nadzorowania procesów przekazywania spraw do właściwych osób.

Publikacja informacji dla urządzeń przenośnych umożliwia pracę i dostęp do dokumentów także za pomocą telefonów, które obsługują taką funkcjonalność.

Wykorzystanie systemu Oracle Universal Content Management w przedsiębiorstwie

Pełne wdrożenie i wykorzystanie systemu Oracle UCM będzie miało istotnie wpływ na pracę wielu osób pracujących w firmie jak i poza nią. Poniższy rysunek przedstawia przypadki w których system Oracle UCM może wspierać i automatyzować procesy zarządzania dokumentami:

1. Wszelkiego rodzaju dokumenty bez względu na źródło ich pochodzenia (tworzone, skanowane czy generowane z systemów zewnętrznych – np. modułów raportujących) są składowane i indeksowane w systemie Oracle UCM. Korzystając z infrastruktury do konwersji typów plików, składowane dokumenty mogą być automatycznie transformowane do takich powszechnych typów jak PDF, TIFF, HTML czy XML.
2. Wprowadzone dokumenty do systemu Oracle UCM mogą podlegać pracy grupowej, a więc modyfikacji treści przez wiele osób jednocześnie. Wszystkie zmiany dokonane w dokumentach są zachowywane w postaci kolejnych wersji dokumentów.
3. Składowane dokumenty mogą podlegać obiegowi między różnymi osobami czy departamentami w celu ich rewizji i ostatecznej akceptacji. System Oracle UCM wspiera taką działalność poprzez wewnętrzny mechanizm Workflow jak i zewnętrzny system Oracle BPEL.
4. Dokumenty w systemie Oracle UCM poprzez ich klasyfikacji i opis za pomocą metadanych, a także korzystając z mechanizmów wyszukiwania pełnotekstowego mogą stanowić bazę wiedzy dla wszystkich innych użytkowników systemu (pracowników firmy). Szybki dostęp do informacji zwiększa efektywność i produktywność pracowników. Łatwość wyszukiwania informacji daje możliwości prostszego tworzenia nowych dokumentów takich jak prezentacje czy wiadomości email.
5. Jeśli zajdzie taka potrzeba, dokumenty mogą być udostępniane na stronach WWW zarówno wewnątrz firmy jak i poza nią. Dzięki modułowi Web Content Management w bardzo prosty sposób można publikować treści dokumentów na tematycznych portalach WWW.
6. Ostatecznie dzięki modułom archiwizacyjnym jak i procedurom zarządzania retencją możliwe jest długoterminowe przechowywanie plików na tanich nośnikach i automatycznego nadzorowanie cyklu ich życia.

Autor artykułu pracuje w Oracle Polska jako Senior Sales Consultant

Michal.Szkopinski@oracle.com