piątek, 9 marca 2012

Czym się kierować przy wyborze systemu ERP?


Wybór systemu ERP nie jest dla przedsiębiorstw zadaniem prostym, co sprawia, że często zdają się one w tym temacie na wyspecjalizowane firmy konsultingowe.

Pomijając specyficzne i bardzo fachowe przesłanki, można wyodrębnić zestaw podstawowych kryteriów ogólnych dotyczących wyboru systemu ERP, które wynikają z obecnej rzeczywistości zarówno gospodarczej, jak informatycznej. W niniejszym artykule opiszemy krótko te cechy rozwiązania i jego dostawcy, które są najistotniejsze i łatwo mierzalne i na które z pewnością należy zwrócić uwagę.

Pozycja rynkowa dostawcy: obecność na rynku dostawcy rozwiązania w porównaniu do konkurentów, historia firmy, szanse rozwojowe, wielkość środków przeznaczanych na rozwój, ocena analityków.

Pozycja rynkowa rozwiązania: szeroko rozumiana referencyjność w branży, liczba pomyślnych i nieudanych wdrożeń, pozycjonowanie w stosunku do konkurentów, historia rozwiązania, ścieżka rozwoju w horyzoncie 8-12 lat, bo tyle średnio działają takie systemy przed zmianą dostawcy.

Zakres rozwiązania ERP: znając obszary działalności firmy, które mają być obsługiwane przez system, należy sprawdzić funkcjonalność oferowanego rozwiązania, potwierdzoną przez ekspertów branżowych i porównać oczekiwania z ofertą.

Technologia rozwiązania: ważne jest tu zaplecze rozwojowe, dostępność konsultantów na rynku, czy sprzęt wymagany do obsługi systemu. Rzecz dotyczy wszystkich poziomów rozwiązania, a więc bazy danych, oprogramowania, interfejsów użytkownika, czy obsługi nowych procesów – takich, jak np. dostęp do serwisów społecznościowych.

Architektura: należy zastanowić się, w jaki sposób firma ma zamiar zarządzać procesami informatycznymi – czy wewnątrz firmy, czy na zewnątrz, czy też w chmurze obliczeniowej. Zwłaszcza w tym ostatnim przypadku trzeba dowiedzieć się, czy rozwiązanie daje gwarancję bezpieczeństwa danych korporacyjnych.

Elastyczność: warto sprawdzić, czy jest jakakolwiek możliwość samodzielnego dostrajania systemu, czy też każda zmiana może być dokonywana wyłącznie za pomocą dedykowanych firm IT. Ważna jest także możliwość integracji istniejących w firmie specjalizowanych systemów technicznych, czy też modułów starego ERP z nowym rozwiązaniem; z reguły standardowe systemy ERP wyposażone są w interfejsy lub dedykowaną warstwę middleware do integracji z otoczeniem.

Zaplecze: warto dowiedzieć się, jak liczna jest baza konsultantów, będących ekspertami w dziedzinie konkretnego systemu – czy jest ich wielu na rynku, ilu jest partnerów certyfikowanych w zakresie wdrażania i utrzymania systemu. Solidne zaplecze konsultingowe ma ogromny wpływ na sam proces wdrożeniowy, jego jakość i czas, a także na możliwość utrzymywania systemu po wdrożeniu.

Odpowiedzialność dostawcy: system ERP to nie tylko oprogramowanie, ale cała infrastruktura informatyczna. Jeśli zależy nam na prostych relacjach w zakresie odpowiedzialności, wówczas najlepiej jest, gdy odpowiedzialność dostawcy za rozwiązanie jest skupiona w jednych rękach. Wszelkie błędy w funkcjonowaniu systemu zgłaszamy wtedy do jednego przedstawiciela, zamiast szukać po różnych firmach ludzi odpowiedzialnych za różne komponenty rozwiązania.
Świadectwa jakości: różne rekomendacje i certyfikaty zgodności z przepisami (np. w zakresie rachunkowości, HACCP, ISO) uzyskane przez system, gwarantują nam później poprawność audytów prowadzonych przez uprawnione instytucje i komisje.

Baza wiedzy: ważna jest jak największa dostępność wiedzy o systemie – w grę wchodzą zarówno narzędzia szkoleniowe, jak ogólnodostępne bazy wiedzy pozwalające na samodzielne szkolenie się użytkowników systemu bez potrzeby ciągłego wspomagania się konsultantami zewnętrznymi.

Serwis: dla większości firm kluczowym aspektem jest dostępność serwisu oprogramowania, jaki gwarantuje dostawca. Producenci systemów ERP mają zwykle standardowe umowy o świadczeniu usług – warto je przeczytać bardzo dokładnie, gdyż klauzule tam zapisane często decydują o niezawodności naszego systemu.

Mam nadzieję, że tych kilkanaście porad przyda się potencjalnym nabywcom systemu ERP jako pierwsze podejście do trudnego procesu wyboru konkretnego produktu. Na zakończenie ostatnia uwaga: jeśli to tylko jest możliwe, postarajmy się o udostępnienie systemu w wersji testowej, albo przynajmniej zapewnijmy sobie możliwość poznania aplikacji na drodze prezentacji, dedykowanych warsztatów, czy wizyt referencyjnych.

Napisz do autora

Ryszard Krawczyński jest głównym konsultantem ds. sprzedaży aplikacji do zarządzania produkcją w Oracle Polska.

1 komentarz:

  1. O tak, zgadzam się z każdym słowem. Moje doświadczenia również wskazują na to, że było zdecydowanie warto zdecydować się na microsoft dynamics 365 development - całkowicie zmieniło to funkcjonowanie zarządzania w mojej firmie.

    OdpowiedzUsuń