Co potrafi Content Management System?

Nie jest łatwo odpowiedzieć na postawione pytanie – wspomnieliśmy już o tym w poprzednim artykule. W swojej podstawowej postaci CMS potrafi pozyskać zawartość z jakiegoś źródła czy też pozwolić, aby stworzył ją użytkownik (autor). Ponadto umożliwi opracowanie tej zawartości, jej zatwierdzenie, poprawienie, dokonanie korekty, uzupełnienie obrazkami, załącznikami, linkami, referencjami. Nie mniej ważną możliwością będzie zdolność rozwiązania kwestii praw dostępu i ewentualnej dystrybucji tej zawartości. W tym miejscu przechodzimy do części związanej z „publikowaniem“ – zawartość można w jakimś miejscu podać do publicznej wiadomości, z reguły są to strony internetowe lub intranetowe. Odpowiednia wersja może również zawierać możliwość generowania wydruków, rozsyłania zawartości pocztą elektroniczną czy też automatyczne generowanie dokumentów zbiorczych.

Kluczową kwestią przy innym sposobie wykorzystania CMS będzie to, w jaki sposób system umożliwi dostęp do wytworzonej już zawartości – konieczna jest możliwość ustrukturowania informacji, wyszukiwania jej, etykietowania i powiązania dokumentów. Niemniej ważna będzie obsługa szeregu roli użytkowniczych – autora, edytora, wydawcy, administratora, czytelnika. W niektórych momentach będzie chodzić również o pewną szczególnego rodzaju rolę – czytelnik może być anonimowy lub autentykowany.

W skład CMS, w szczególności takiego, które umożliwia publikowanie na Internecie, będzie wchodzić również obsługa rejestrowania użytkowników (podzielonych na wewnętrznych i zewnętrznych) i zarządzania nimi. A proporcjonalnie do tego, w jaki sposób są wykorzystywane w Internecie dzisiejsze systemy CMS, należy pamiętać również o takich drobiazgach jak możliwość tworzenia komentarzy, udostępniania zawartości, przesyłania jej e-mailem czy obsługa sieci socjalnych (tak popularna możliwość udostępniania zawartości na Facebooku/Twitterze). Wysokiej jakości systemy CMS nie będą miały problemów z oferowaniem wielojęzycznej wersji tego samego dokumentu. Będą oczywiście także potrafiły monitorować zmiany w dokumentach i umożliwiać pozyskiwanie informacji o tym, „co nowego“ czy „co się zmieniło“ od ostatniej wizyty. Obserwatorom będą z kolei potrzebne statystyki i dane dotyczące użytkowania – co czytają odwiedzający, co robią, czym zajmują się autorzy i inne osoby odpowiedzialne za zawartość.



Wszechobecny Internet

Stosownie do możliwości dzisiejszego Internetu należy umożliwić publikowanie (stworzenie) zawartości, powstającej w różnych programach – po prostu trzeba umieć sporządzić dokument w Wordzie, tak samo jak w RTF, HTML czy prostym tekście. Wynik naszej pracy musi się nadawać do publikacji i nie stwarzać większych problemów przy jego czytaniu w dzisiejszych przeglądarkach. Kwestią oczywistą jest możliwość korzystania z obrazków w formatach obsługiwanych przez Internet, wkomponowanie wideo, Flashe i innych aktywnych formatów. Była już mowa o załącznikach do zawartości, warto jednak przypomnieć – często potrzebne będzie dołączanie plików i dokumentów.

Konieczna jest również możliwość integrowania systemu CMS z siecią firmową i z firmowymi systemami informatycznymi – kwestią kluczową będzie przede wszystkim obsługa firmowych systemów autentykacji (nie ma nic gorszego od utrzymywania kilku baz danych użytkowników), szybko stwierdzimy również, że potrzebna jest integracja z firmowymi bazami danych i źródłami informacji (copy&paste będzie co prawda przez jakiś czas działać, ale wkrótce zacznie powodować niechciane opóźnienia).



Osoby technicznie ukierunkowane będą zainteresowane również problemem implementacji, stabilności, możliwości skalowania. Będą musiały rozstrzygnąć, czy chodzi im o CMS umożliwiający publikowanie na Internecie czy też o CMS wykorzystywany wyłącznie w ramach intranetu. Zaletą może się okazać również obsługa DRM (Digital Rights Management, cyfrowego zarządzania prawami) tam, gdzie będzie dochodzić do publikowania zawartości przeznaczonej wyłącznie dla określonego kręgu osób z zakazem dalszego udostępniania.