Cechy rozwiązania Oracle Universal Content Management
Oracle UCM to niezwykle funkcjonalny system do zarządzania dokumentami, który obsługuje pełny cykl życia informacji w przedsiębiorstwie, przedstawiony na poniższym schemacie:
Oto podstawowe funkcje modułu zarządzania dokumentami:
Wersjonowanie
Każdy dokument, trafiający do repozytorium otrzymuje początkową wersję. Od tej pory każda edycja tego dokumentu i ponowne umieszczenie go w ewidencji powoduje automatyczne nadanie kolejnego numeru wersji. Możliwe jest zdefiniowanie ilości przechowywanych wersji dokumentu oraz historii zmian.
Bezpieczeństwo
Dokumenty znajdujące się pod kontrolą UCM są chronione ze względu na rolę i zbiór uprawnień, jakie posiada każdy z użytkowników. Możliwe jest również budowanie modelu dostępu do dokumentów zgodnego z hierarchią pracowników w przedsiębiorstwie.
Meta dane
Każdy dokument znajdujący się w systemie UCM, oprócz samego pliku elektronicznego, jest definiowany przez zestaw dodatkowych informacji zwanych meta danymi. Mogą to być np. Tytuł, Autor, Typ, Format, Data wstawienia itd. Zestaw meta danych jest w pełni konfigurowalny przez administratora systemu.
Wyszukiwanie
Wyszukiwanie to jedna z podstawowych czynności, jakie wykonuje każdy użytkownik. UCM wprowadza bardzo zaawansowane mechanizmy wyszukiwania pełno-tekstowego, a także opartego o zbiór meta danych przypisanych do każdego dokumentu. Możliwe jest więc przeszukiwanie repozytorium po samej treści dokumentu jak również po takich meta danych jak np. Tytuł, Autor, Typ Dokumentu oraz wielu innych w zależności od zdefiniowanego ich zestawu.
AudytWszystkie operacje przeprowadzane na dokumentach w systemie UCM są śledzone i na ich podstawie możliwe jest generowanie różnego rodzaju raportów. Oprócz tego w każdej chwili dostępne jest wyświetlenie pełnej historii zmian każdego dokumentu wraz z informacjami dotyczącymi ścieżek akceptacji, której on podlegał.
Subskrypcje
UCM daje możliwość monitorowania zmian istniejących dokumentów lub powiadamiania o zupełnie nowych pojawiających się w repozytorium. Użytkownik korzystający z tej funkcjonalności będzie informowany poprzez pocztę elektroniczną o zmianach lub nowych dokumentach w systemie UCM.
Teczki dokumentów
Łączenie dokumentów w tzw. teczki to istotna funkcjonalność ze względu na obieg dokumentów w którym to bierze udział nie jeden dokument, ale cała ich grupa. Teczki są sposobem na logiczne i graficzne grupowanie różnych dokumentów w jedną całość.
Zarządzanie archiwizacją i retencją dokumentów elektronicznych i papierowych
Archiwizacja dokumentów polega najczęściej na digitalizacji wersji papierowej, umieszczeniu w repozytorium elektronicznej wersji dokumentu oraz określeniu polityki retencji tego dokumentu po upływie określonego czasu. System UCM wspiera wyżej wymienione elementy archiwum elektronicznego poprzez wsparcie w procesie skanowania dokumentów papierowych, automatycznego indeksowania tych dokumentów i wprowadzania ich do archiwum elektronicznego. Cechy te realizowane są przez Oracle Document Capture w przypadku centralnego serwera skanowania i indeksowania oraz Oracle Distributed Document Capture w przypadku rozproszonej architektury stacji skanujących. Dodatkowo, UCM posiada możliwości zarządzania wyłącznie dokumentami papierowymi, określania ich rzeczywistej lokalizacji oraz polityki retencji jeśli takiej mają podlegać. W przypadku dokumentów archiwalnych, możliwe jest wyłącznie ich przeglądanie bez możliwości edycji.
Zarządzanie długoterminową archiwizacją dokumentów wymaga od systemu dużej elastyczności pod względem kontroli długiego cyklu życia takich dokumentów. Może się okazać, że po upływie pewnego określonego czasu lub po zmianie statusu dokumentu należy na nim wykonać pewne czynności. Najczęściej jest to po prostu weryfikacji dokumentu po pewnym czasie (np. po 1 roku), usunięcie starych wersji dokumentu (np. po 2 latach), przeniesienie na tańszy nośnik (np. po 3 latach) czy w ostateczności usunięcie dokumentu z archiwum (np. 10 latach). Mając na względzie dużą ilości dokumentów w repozytorium, a także różne ich kategorie, a co za tym idzie różne cykle życia, wsparcie informatyczne tego typu działalności może być niezbędne. Integralną częścią rozwiązania Oracle UCM jest moduł Records & Retention Management który zajmuje się kontrolą dokumentów podczas długoterminowego ich przechowywania, a także wsparciem administratorów i autorów dokumentów przy obsłudze kolejnych etapów z cyklu życia dokumentów.
Konwersje typów plików
Universal Content Management posiada unikalną funkcjonalność umożliwiającą konwersję ponad 400 różnych formatów plików do wersji TIFF, PDF, HTML czy XML. Dzięki zastosowaniu bardzo bogatej gamy konwerterów prawie każdy plik może zostać zaprezentowany w jednolity sposób bez potrzeby używania oryginalnej aplikacji na każdej stacji roboczej użytkowników końcowych. Wspomniana konwersja do wersji HTML jest szczególnie wykorzystywana w połączeniu z publikowaniem treści na stronach WWW w module Web Content Management. Dodatkowo moduł Digital Assets Management służy to konwersji plików multimedialnych, a więc obrazów, filmów oraz plików audio.
Usługi Web 2.0 w portalu WebCenter
Współczesny i nowoczesny portal internetowy nie może obyć się bez usług społecznościowych takich jak fora dyskusyjne, blogi, strony wiki, komunikatory internetowe. Dobrą praktyką coraz częściej staje się stworzenie społeczności zewnętrznych użytkowników wokół firmy, marki czy też jej produktów, którzy promują, pomagają sobie wzajemnie w rozwiązywaniu problemów czy też wspierają rozwój tychże produktów. Sieć Internet bogata jest w wszelkiego rodzaju usługi Web 2.0 gotowe do użycia jednak ich podstawową wadą jest brak integracji z aplikacjami biznesowymi istniejącymi w firmie. Dopiero zintegrowane usługi Web 2.0 z aplikacjami biznesowymi mogą przynieść oczekiwane rezultaty. Dzięki temu można na przykład połączyć system obsługi klienta z zewnętrznym forum dyskusyjnym na którym użytkownicy sami próbują rozwiązywać swoje problemy czy też blogiem prowadzonym przez pracowników firmy. Odpowiedzią na tego typu wymagania jest właśnie zestaw usług Web 2.0 dostępnych w pakiecie WebCenter Suite w pełni zintegrowanych z resztą rozwiązania. Za pomocą tego samego katalogu portletów można aranżować strony portalowe i umieszczać na nich gotowe do użycia komponenty Web2.0 takie jak:
1. Forum dyskusyjne i ogłoszenia
2. Blogi
3. WIKI
4. Komunikator internetowy z usługą obecności (ang. Presence)
5. Kalendarz
6. Linkowanie
7. Chmura tagów
8. Społeczność użytkowników
9. Notatki
10. RSS
11. Śledzenie aktywności
Najważniejszą cechą wyżej wymienionych usług jest również to, że są one już zintegrowane z repozytorium dokumentów, silnikiem procesów biznesowych czy też wspólną wyszukiwarką dzięki czemu za pomocą jednego zapytania można uzyskać wspólny wynik pochodzący z różnych źródeł np.: 
Tworzenie aplikacji w WebCenter
Portal WebCenter to nie tylko gotowa platforma do tworzenia stron internetowych z wcześniej przygotowanych komponentów. Często zachodzi potrzeba stworzenia własnego portletu, który osadzony w portalu będzie mini aplikacją udostępniającą użytkownikom pewne funkcje związane z zewnętrznymi systemami. Do tworzenia własnych portletów oraz aplikacji internetowych służy moduł o nazwie WebCenter Framework. Jest to zestaw narzędzi dla programistów dzięki, którym w prosty i najczęściej wizualny sposób możliwe jest stworzenie komponentów, które później można wykorzystać na portalu. Głównym narzędziem do tworzenia aplikacji internetowych jest Oracle JDeveloper. Jest to jednolite narzędzie zarówno do projektowania jak i pisania aplikacji w języku Java.
WebCenter Framework oparty jest o otwarty standard JSF (Java Server Faces) na bazie którego został stworzony bardzo zaawansowany framework ADF (Application Development Framework) wraz z towarzyszącymi technologiami jak:
1. Zestaw kontrolek wizualnych: ADF Faces
2. Mapowanie relacyjno-obiektowe baz danych: TopLink/Business Component
3. Warstwa łączenia usług z kontrolkami ADF: Data Bindings
4. Kreatory do tworzenia portletów JSR 168 z komunikacją WSRP 1.0, 2.0
5. Konwertowanie tradycyjnych aplikacji JSF do standardu JSR 168: Portlet Bridge
6. Możliwość komponowania zawartości stron w trakcie działania aplikacji: Oracle Composer
Wymienione powyżej technologie służą do szybkiego tworzenia aplikacji otwartych na współczesne standardy oraz interfejsy. Dzięki temu proces powstawania nowych funkcjonalności może iść w parze z szybko zmieniającymi się potrzebami biznesowymi.
Standardy portletów wspieranych przez portal WebCenter
Każda strona WWW zbudowana w portalu WebCenter może składać się z wielokrotnie wykorzystywanych komponentów wizualnych czyli portletów. Istotne jest, aby technologie informatyczne za pomocą których buduje się portlety były standardowymi i popularnymi rozwiązaniami dostępnymi na rynku. Chodzi przede wszystkim o zapewnienie sobie maksymalnej możliwości przenoszenia raz stworzonego portletu z jednej platformy do innej oraz integrację istniejących już portletów na platformie WebCenter. Dodatkowo, im dana technologia jest bardziej popularna i upowszechniona tym łatwiej jest znaleźć specjalistów posiadających umiejętności w jej posługiwaniu się. Stąd też zaproponowane podejście firmy Oracle, które idzie w kierunku wykorzystania dostępnych już standardów języka Java w zakresie portletów czyli implementacji standardów JSR-168 oraz jego następcy JSR-268, a także komunikacji między portletami w oparciu o protokół WSRP 1.0 i 2.0. Dodatkowo, w ramach zapewnienia wstecznego wsparcia dla wychodzącego już z użytku produktu Oracle Portal, WebCenter umożliwia osadzanie portletów napisanych za pomocą Oracle Portal SDK czyli na przykład dobrze znanych Omni Portletów. WebCenter nie jest zamknięte tylko na platformę Java, ale umożliwia również wprost osadzanie mini aplikacji innych dostawców na przykład Gadgetów Google.
Autor artykułu pracuje w Oracle Polska jako Senior Sales Consultant
Michal.Szkopinski@oracle.com
Czytaj część 3
Brak komentarzy:
Prześlij komentarz