Wdrażać i szkolić

Marcin Jahn

Jeśli prowadzimy jakikolwiek projekt wdrożenia systemu IT, wówczas praktycznie zawsze istnieje potrzeba przeszkolenia zespołu użytkowników. 

Jest kilka kluczowych momentów, w których powinny być realizowane takie szkolenia – wymienimy je po kolei. 

• (1) Na początku wdrożenia: szkolenia powinny obejmować zespół wdrażający produkt oraz tzw. użytkowników kluczowych. Na tym etapie zespół poznaje istotne funkcje, możliwości i ograniczenia używanych narzędzi oraz otrzymuje praktyczne wskazówki, jak skutecznie wdrożyć rozwiązanie. Użytkownicy kluczowi modelują system, określają jego wygląd i akceptują końcowy jego wygląd.
• (2) Kolejny etap szkoleń w procesie wdrażania, to tzw. faza produkcyjna – w tym etapie najlepiej oraz najbardziej swobodnie mogą o projekcie wypowiadać się wdrożeniowcy – projektanci systemu.
• I wreszcie etap (3): postprodukcja – rozwiązanie działa, jest stabilne, zachodzi potrzeba doszkolenia nowych członków zespołu oraz użytkowników. Na tym etapie szkolenia mogą dotyczyć zarówno zespołu projektującego, jak i nowych użytkowników systemu. 

Przy konstruowaniu harmonogramu projektu, wydaje się rzeczą niezbędną zaprojektowanie powyższych trzech etapów z uwzględnieniem szkoleń zespołu i użytkowników kluczowych oraz końcowych. Warto zawczasu przeznaczyć na to budżet - biorąc pod uwagę zarówno wielkość zespołu, jak liczbę użytkowników systemu.

Kiedy i dla kogo szkolenia?

Zakres szkoleń jest determinowany rolą konkretnego członka zespołu – nie wszyscy z wszystkiego muszą być przeszkoleni. Nie ma sensu szkolić administratorów z użytkowania określonego narzędzia, jeśli mają się oni zajmować warstwą administracyjną. Podobnie z użytkownikami – zbędna jest im wiedza administratora, bowiem nie to będzie wchodzić w ich kompetencje. Wybór szkoleń i ich zakres powinien zostać ustalony przy udziale dostawcy szkoleń oraz project managera, prowadzącego wdrożenie danego rozwiązania. 

Ważna uwaga: nie powinno się rezygnować ze szkoleń po zakończeniu wdrożenia. Powoduje to swoistą „konserwację” systemu i użytkowników. Stan taki może być dobry przez zaledwie rok, może dwa. Nowe trendy wymuszą przeprojektowanie systemu – przeniesienie go do innego środowiska (np. cloud) – słowem przewartościowanie. Jeżeli więc zespół ma odpowiedzieć na to wyzwanie – musi zawczasu być do niego przygotowany. 
Dobrym pomysłem w tym zakresie jest stworzenie tzw. centrum kompetencyjnego. Centrum takie będzie projektować ścieżki rozwoju, czuwać nad umiejętnościami pracowników w zależności od powierzonej im roli. Być może korzystne będzie skatalogowanie szkoleń, utworzenie repozytorium projektowego, z którego mogliby swobodnie korzystać pracownicy. 

I ostatnia wskazówka: szkolenia powinny kończyć się certyfikacją. Certyfikowanie pozwoli zespołowi podnieść swoją rangę i jednocześnie określić poziom wiedzy, którym zespół dysponuje– tym samym określając jego kompetencje projektowe.

O autorze 
Marcin Jahn jest Dyrektorem sprzedaży szkoleń w Oracle University.