Obieg dokumentów. Projekt Wrota Regionu Łódzkiego

W 2011 roku firma COMP zrealizowała projekt "Budowa Zintegrowanego Systemu e-Usług Publicznych Województwa Łódzkiego - Wrota Regionu Łódzkiego", adresowany do 109 JST z terenu województwa łódzkiego. 


Jednym z kluczowych elementów tego projektu było centralne repozytorium danych i dokumentów. Wiadomo, że administracja to przede wszystkim procesy biznesowe i problemy zarządzania informacją niestrukturalną. Zadanie jakie zostało postawione przed firmą obejmowało między innymi opracowanie wielu niezależnych repozytoriów umożliwiających bezpieczny dostęp do zasobów informacyjnych dla każdej z JST. 
Jeśli dodać do tego krótki termin, skalę projektu - ponad 3000 użytkowników - oraz wymóg centralizacji rozwiązania, wybór narzędzia mógł być tylko jeden - Oracle WebCenter Content. 
Decydując się na wybór technologii, dostrzegliśmy również pozostałe zalety biznesowe wynikające z zastosowania technologii Oracle, w tym przede wszystkim szerokie wsparcie narzędziowe dające możliwość realizacji koncepcji Private Cloud. Wybrana przez nas platforma zapewnia odpowiednią niezawodność i wydajność oraz dużą ilość gotowych komponentów biznesowych i zgodność ze standardami. 
Rozwiązanie nasze pozwala zarządzać dokumentami bez względu na ich format w ramach jednej ujednoliconej platformy, co pozwala klientom wykorzystać ten system w wielu obszarach swojej działalności. Zastosowanie w rozwiązaniu podejścia opartego na architekturze SOA umożliwia zaś dostęp do wszystkich zarządzanych treści i usług z poziomu zarówno interfejsu użytkownika, jak i innych istniejących już aplikacji. 
Rozwiązanie stworzone przez naszą firmę wspiera pełen cykl życia informacji w organizacji, zastosowanie zaś narzędzi rodziny WebCenter Content (dalej WCC) wzbogaca je o dodatkowe funkcje ułatwiające organizację pracy w urzędzie.
Dokumenty wprowadzone do repozytorium podlegają obiegowi i pracy grupowej między różnymi osobami czy departamentami w celu ich rewizji i ostatecznej akceptacji. System WCC wspiera taką działalność dzięki mechanizmowi wersjonowania oraz poprzez mechanizm Oracle BPM.
Dokumenty w repozytorium, poprzez mechanizmy klasyfikacji i opis za pomocą metadanych, a także dzięki mechanizmom wyszukiwania pełnotekstowego mogą stanowić bazę wiedzy dla wszystkich innych użytkowników systemu. Stworzony przez nas System cechuje się m.in.:

• zgodnością z niezbędnymi ustawami i rozporządzeniami (w tym z Instrukcją Kancelaryjną, Kodeksem Postępowania Administracyjnego, Ustawą o Ochronie Danych Osobowych),
• wsparciem dla podpisywania dokumentów za pomocą podpisu elektronicznego i Single Sign On,
• integracją z elektroniczną Platformą Usług Administracji Publicznej (ePUAP),
• integracją z Elektronicznymi Skrzynkami Podawczymi wszystkich klientów systemu,
• integracją z silnikiem antywirusowym,
• możliwością integracji z innymi aplikacjami za pomocą usług sieciowych (WebServices), 
• znakowaniem spraw i dokumentów za pomocą kodów kreskowych,
• pełną implementacją ścieżek obiegu dokumentów ze wsparciem dla BPMN 2.0, 
• implementacją Reguł Biznesowych, pozwalającą na modyfikację ścieżek odbiegu dla osób nietechnicznych,
• wsparciem dla usług społecznościowych (fora, blogi, wiki itd.)
• zarządzaniem dokumentami bez względu na format pliku,
• automatyzacją wielu czynności, w tym konwersji na formaty internetowe w celu łatwiejszego przeglądania (PDF, HTML, XML) oraz procesów współpracy, opiniowania i akceptacji dokumentów;
• kontrolą pełnego cyklu życia dokumentów.

Decydując się na wdrożenie tej klasy systemów, należy mieć świadomość, że SEOD jest jedynie narzędziem które pomaga w codziennej pracy, wymagając jednocześnie od przestrzegania obowiązujących procedur. Zastosowanie odpowiednich narzędzi i skupienie się na realizacji celów biznesowych poprzez wygodę użytkownika (user-centric) powoduje, że efekt wdrożenia systemu jest widoczny w stosunkowo krótkim czasie, począwszy od przyśpieszenia cyklu załatwiania spraw, poprzez możliwość pełnego nadzoru nad obiegiem i stanem spraw, zwiększenie przejrzystości działania, zapobieganie utracie dokumentów oraz redukcję zużycia papieru. 


Dowiedz się więcej
Więcej informacji o rozwiązaniach zrealizowanych przez firmę COMP można znaleźć na stronie www.comp.com.pl/


Napisz do autora
Sławomir Szydłowski, Kierownik Zespołu Architektury Systemowej, Pion Rozwiązań Systemowych, COMP S.A.